Oleh: chobish | Mei 1, 2011

Kemitraan Sebagai Kebutuhan Perpustakaan di Era Keterbukaan Informasi


Kemitraan Sebagai Kebutuhan Perpustakaan di Era Keterbukaan Informasi

Oleh

Heri Abi Burachman Hakim

Calon Pustakawan Institut Seni Indonesia

Pendahuluan

Saat ini, bagi sebagian masyarakatIndonesia, terutama mereka yang dekat dengan akses teknologi, informasi begitu mudah diperoleh. Kemudahan ini disebabkan karena kehadiran teknologi informasi yang memungkinkan informasi diproduksi dan didistribusikan secara cepat. Dengan kehadiran teknologi informasi masyarakat dapat memperoleh informasi secara cepat melalui media tercetak maupun elektronik.

Teknologi informasi juga memicu terjadinya ledakan informasi serta mengaburkan batasan geografis yang selama ini sering menghambat distribusi informasi. Informasi dari dalam maupun luar negeri semakin mudah diakses oleh masyarakatIndonesia. Dan sebaliknya masyarakat luar juga dengan mudah mengakses informasi yang diproduksi oleh bangsaIndonesia.

Kondisi inilah yang disebut dengan globalisasi informasi atau sering juga disebut dengan era keterbukaan informasi. Di era seperti ini informasi bebas masuk atau keluar dari dan keIndonesia. Tidak ada lagi faktor dapat menghalangi distribusi informasi dari dan keluar suatu negara.

Bagi masyarakat yang memiliki kompetensi di bidang teknologi informasi serta memiliki kemampuan penelusuran informasi yang baik, maka kondisi ini sangat mendukung untuk memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan. Hal yang berbeda akan dialami oleh masyarakat yang tidak memiliki kemampuan memanfaatkan produk-produk teknologi informasi,  kondisi seperti ini justru dapat menyebabkan masyarakat mengalami kesulitan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan. Disinilah peran strategis perpustakaan sebagai lembaga yang dapat membantu masyarakat dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.

Di era seperti ini perpustakaan dan pustakawan memiliki peran strategis dalam membantu masyarakat menemukan informasi yang dibutuhkan. Namun, peran strategis perpustakaan dan pustakawan tidaklah mudah untuk dijalankan. Era keterbukaan informasi yang memicu timbulnya ledakan informasi dan sejalan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan (selanjutnya disebut pemustaka) yang semakin kompleks membuat tugas perpustakaan semakin berat. Perpustakaan akan semakin sulit memenuhi kebutuhan informasi pemustaka.

Untuk itu diperlukan sebuah kerjasama atau kemitraan antar perpustakaan agar tugas perpustakaan untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan pemustaka dapat terlaksana. Kerjasama atau kemitraan antar perpustakaan memungkinkan perpustakaan bertukar informasi atau memanfaatkan sumber informasi secara bersama. Kerjasama seperti ini tentu akan memudahkan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Lalu seperti apakah konsep kerjasama itu dan mengapa sebuah kerjasama perlu dilakukan oleh perpustakaan akan coba dibahas dalam tulisan ini.

Pembahasan

Perpustakaan Saat ini

Perpustakaan senantiasa berkembang sesuai dengan dinamika masyarakat disekitarnya. Pernyataan ini dapat dilihat dari konsep pengelolaan perpustakaan. Ketika masyarakat belum mengenal teknologi informasi, perpustakaan masih dikelola secara manual. Namun, ketika masyarakat mulai mengenal dan memanfaatkan teknologi informasi, perpustakaan juga mulai melakukan pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi. Pelayanan tidak lagi dilakukan secara manual tetapi menggunakan bantuan perangkat teknologi informasi.

Tidak hanya konsep pengelolaan, koleksi yang dikelola perpustakaan juga menyesuaikan dengan teknologi yang berkembang di masyarakat. Ketika masyarakat hanya mengenal kertas sebagai media penyimpan informasi perpustakaan juga hanya mengelola buku,suratkabar, majalah atau media tercetak lainnya sebagai koleksi perpustakaan. Dan ketika masyarakat mulai mengenal kaset, piringan hitam, bentuk mikro sampai dengan koleksi digital perpustakaanpun mulai mengelola berbagai jenis koleksi tersebut.

Sesuai dengan teknologi yang berkembang saat ini, perpustakaan dikelola dengan memanfaatkan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi oleh perpustakaan ini disebabkan karena masyarakat mulai memanfaatkan teknologi informasi dalam menunjang aktivitas. Tidak hanya itu, karena informasi mulai didistribusikan dengan menggunakan perangkat teknologi informasi maka perpustakaan sebagai lembaga yang objek layanan adalah informasi perlu memanfaatkan teknologi informasi dalam memperoleh, mengolah dan menyajikan informasi kepada pemustaka.

Pemanfaatan teknologi informasi oleh perpustakaan dan semakin familiarnya masyarakat dengan perangkat teknologi informasi merubah pola kerja serta konsep layanan perpustakaan. Pola kerja perpustakaan dituntut cepat dan berkualitas dengan memanfaatkan teknologi informasi. Layanan yang dibutuhkan pemustaka juga semakin kompleks. Misalnya di era seperti ini pengguna mulai membutuhkan koleksi digital dan selanjutnya kebetuhan mereka berkembang sampai pada tingkatan agar koleksi digital tersebut dapat diakses oleh pengguna tanpa harus datang ke perpustakaan maka perpustakaan mulai mendesain aplikasi berbasis web agar koleksi perpustakaan dapat diakses tanpa harus datang ke perpustakaan.

Perpustakaan tentu perlu merespon fenomena seperti ini. Jika tidak pengguna akan beralih ke instasi lain yang mampu menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Untuk memenuhi harapan pengguna perpustakaan ini, salah satunya dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Urgensi Kemitraan Perpustakaan

Informasi saat ini menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia, baik itu individu maupun institusi. Informasi ikut berperan dalam menentukan keberhasilan seseorang dan institusi. Peneliti, dosen, guru, mahasiswa dan pelajar sangat memerlukan informasi untuk mendukung sukses belajar dan kegiatan penelitiannya. Mereka yang berprofesi sebagai wartawan atau penulis membutuhkan informasi sebagai bahanbakuuntuk menulis berita, artikel atau untuk menulis. Profesi lainnya seperti pialang saham, pelaku bisnis, makelar atau profesi lainnya juga membutuhkan informasi guna menunjang aktivitas yang dijalaninya.

Bagi institusi informasi yang lengkap sangat membantu dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan serta membantu dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh dalam dunia pendidikan dikenal Sistem Informasi Akademik (SIA) yang sangat membantu dalam pengelolaan informasi dan pengambilan keputusan di dunia pendidikan tinggi, sedangkan dalam dunia industri saat ini mereka berlomba-lomba membangun sistem informasi manajemen (SIM) yang handal sehingga dapat membantu pemimpin perusahaan dalam mengambil kebijakan dan strategi yang harus diambil perusahaan. Dengan demikian maka dapat dikatakan bahwa masyarakat saat ini adalah masyarakat informasi. Hal ini dapat dilihat dari posisi stragegis informasi itu sendiri bagi kehidupan masyarakat serta sikap masyarakat dalam memanfaatkan informasi. Informasi mulai dimanfaatkan layaknya sebagai salah satu kebutuhan pokok bagi masyarakat.

Melihat peran strategis  informasi bagi masyarakat, maka kebutuhan masyarakat akan informasi semakin meningkat. Dan seiring perkembangan teknologi informasi yang menyebabkan terjadinya ledakan informasi serta semakin memudahkan masyarakat dalam proses transfer informasi maka kondisi ini menjadi tantangan tersendiri bagi lembaga pengelola informasi seperti perpustakaan.

Kebutuhan informasi masyarakat yang semakin kompleks dan ledakan informasi yang berpeluang menciptakan sampah informasi menyebabkan perpustakaan kesulitan untuk memenuhi kebutuhan informasi secara swadaya. Secara kondrati tidak ada satupun perpustakaan yang mampu memenuhi kebutuhan informasi pemustaka dari koleksi yang dimiliki perpustakaan bersangkutan. Untuk itu diperlukan sebuah kemitraan atau kerjasama antara perpustakaan.

Menurut Lasa Hs. kemitraan atau kerjasama antar perpustakaan adalah dua perpustakaan atau lebih yang sepakat mengadakan kerjasama dalam rangka memberikan pelayanan kepada pemakai atau kegiatan perpustakaan yang lain (Lasa Hs, 1998; 77).  Bentuk kerjasama ini dapat berupa kerjasama pembentukan katalog induk (menggabungkan database koleksi yang dimiliki perpustakaan anggota kerjasama), kerjasama dalam bidang pengadaan, kerjasama dalam pemanfaatan koleksi perpustakaan atau kerjasama dalam pengembangan sumber daya manusia. Melalui kerjamasa antar perpustakaan, perpustakaan yang ada di dalam jaringan kerjasama tersebut berusaha untuk memanfaatkan berbagai sumber daya yang dimiliki perpustakaan guna memberikan layanan terbaik bagi pengguna perpustakaan.

 

 

 

Membangun Kerjasama antar Perpustakaan

Paparan di atas telah menjelaskan arti penting dari kerjasama perpustakaan. Tidak ada satupun perpustakaan yang mampu memenuhi kebutuhan informasi pemustaka maka kerjasama antar perpustakaan adalah sebuah kebutuhan. Dengan kerjasama antar perpustakaan maka peluang untuk memenuhi kebetuhan pengguna perpustakaan semakin terbuka lebar.

Untuk merealisasikan kerjasama antar perpustakaan ada beberapa langkah yang harus ditempuh. Langkah tersebut diawali dengan identifikasi pemustaka lengkap dengan kebutuhannnya, identifikasi mitra kerjasama, konsep kerjasama, menuangkan kerjasama dalam dokumen tertulis serta evaluasi kerjasama . Berikut ini adalah penjelasan langkah-langkah yang harus dilalui dalam membangun kerjasama.

  1. Identifikasi pemustaka dan kebutuhannya

Pemustaka memegang peranan penting dalam berdirinya perpustakaan. Tujuan utama dari berdirinya perpustakaan adalah  untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka.

Untuk itu langkah pertama dalam membangun kerjasama antar perpustakaan adalah dengan mengidentifikasi pemustaka. Identifikasi pemustaka perpustakaan diawali dengan mengetahui siapa pemustaka, profesi pemustaka, umur, jenis kelamin dan minat pemustaka. Jawaban dari berbagai pertanyaan ini akan menghasilkan pernyataan tentang kebutuhan pengguna atau kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Identifikasi siapa pemustaka serta apa kebutuhannya akan berpengaruh terhadap konsep kerjasama serta menentukan perpustakaan-perpustakaan yang akan diajak dalam kerjasama yang akan dilakukan.

Identifikasi pemustaka dan kebutuhannya dapat dilakukan dengan cara mengadakan riset sederhana. Perpustakaan dapat melakukan observasi terhadap pemustaka, mengadakan pengamatan terhadap dokumen-dokumen tertulis pemustaka, menyebarkan angket kepada pemustaka serta melakukan wawancara dengan pemustaka untuk mengetahui minat pemustaka.

  1. Identifikasi Mitra Kerjasama

Setelah mengetahui siapa pemustaka serta kebutuhannya, maka perpustakaan dapat menentukan perpustakaan-perpustakaan yang akan diajak bergabung untuk membangu kerjasama. Perpustakaan dapat mulai mengidentifikasi perpustakaan disekitar perpustakaan. Setelah mengidentifikasi perpustakaan disekitar, perpustakaan dapat menawarkan konsep kerjasama ini keberbagai perpustakaan yang telah teridentifikasi.

  1. Konsep Kerjasama

Bentuk kerjasama antar perpustakaan beragam jenisnya. Ragam kerjasama antara perpustakaan dapat berupa kerjasama pembentukan katalog induk, kerjasama dalam bidang pengadaan atau pengembangan koleksi, kerjasama dibidang pengembangan sumber daya manusia sampai dengan level kerjasama yang kompleks yaitu kerjasama peminjaman antar perpustakaan atau yang dikenal dengan silang layanan.

Langkah selanjutnya dalam rangka membangun kerjasama antar perpustakaan adalah dengan menentukan konsep kerjasama yang akan dilakukan. Diantara jenis kerjasama perpustakaan, jenis kerjasama apa yang paling sesuai untuk dilakukan.

Sebagai langkah awal kerjasama yang dapat dilakukan adalah dengan pembentukan katalog induk perpustakaan. Melalui katalog induk ini data koleksi yang dimiliki masing-masing anggota kerjasama digabungkan sehingga dapat diakses secara bersama. Apabila konsep sederhana kerjasama antar perpustakaan ini dapat dilakukan maka anggota kerjasama antar perpustakaan dapat memikirkan konsep kerjasama yang lebih kompleks, seperti kerjasama pengadaan atau pengembangan koleksi atau kerjasama peminjaman antar perpustakaan.

  1. Menuangkankan kerjasama dalam dokumen tertulis

Setelah ditentukan konsep kerjasama antar perpustakaan yang akan dilakukan. Maka selanjutnya kerjasama yang akan dilakukan tersebut perlu dituangkan dalam dokumen tertulis. Dalam dokumen tertulis ini dapat berupasuratkeputusan atausuratperjanjian. Dalam dokumen tertulis ini disebutkan secara lengkap tentang kerjasama yang akan dilakukan serta anturan main yang berlaku di dalam kerjasama ini.

Fungsi dokumen tertulis dalam kerjasama antar perpustakaan adalah sebagai acuan dalam melakukan kegiatan kerjasama antar perpustakaan serta sebagai rujukan ketika terjadi masalah atau perselisihan diantara anggota kerjasama tersebut.

  1. Evaluasi kerjasama

Kerjasama antar perpustakaan dalam kurun waktu tertentu perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi kerjasama antar perpustakaan sebaiknya dilakukan secara periodik. Evaluasi secara periodik dimaksudkan untuk mengukur efektivitas dari kerjasama antar perpustakaan. Melalui evaluasi kerjasama sama ini juga dapat dianalisasi kekurangan yang ada dalam kerjasama sehingga dapat dilakukan perbaikan terhadap kekurangan tersebut.

Aplikasi teknologi dalam kerjasama antar perpustakaan

Pengelolaan perpustakaan saat ini tidak dapat dilepaskan dari perangkat teknologi informasi. Bahkan di era seperti ini teknologi informasi menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan. Teknologi informasi menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan dikarenakan dengan teknologi informasi memungkinkan perpustakaan memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

Dalam membangun kerjasama antar perpustakaan, perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi informasi. Teknologi informasi dapat digunakan untuk membangun katalog induk perpustakaan yang tergabung dalam kerjasama antar perpustakaan. Teknologi informasi juga dapat digunaan dalam implementasi silang layan antar perpustakaan atau yang lebih dikenal peminjaman antara perpustakaan. Selain itu, pemanfaatan teknologi informasi dengan membangun katalog induk perpustakaan, dapat mempermudah kerjasama dalam bidang pengadaan atau pengembangan koleksi perpustakaan. Dengan melihat katalog induk perpustakaan, perpustakaan dapat mengetahui koleksi perpustakaan lain sehingga dapat menghindari terjadinya duplikasi koleksi dalam kegiatan pengadaan yang dilakukan oleh anggota kerjasama antar perpustakaan.

Seiring dengan harga perangkat keras teknologi informasi yang semakin terjangkau dan perangkat lunak lunak yang dapat digunakan serta diperoleh secara gratis, maka pemanfaatkan teknologi informasi dalam mendukung kerjasama antar perpustakaan semakin mudah dan murah untuk dilakukan. Membangun katalog induk perpustakaan, implementasi otomasi perpustakaan guna mendukung silang layanan perpustakaan dapat dilakukan secara mudah dan murah.

Kebutuhan utama perangkat keras dalam implementasi teknologi informasi guna mendukung perpustakaan adalah komputer yang difungsikan sebagai komputer client dan komputer server serta jaringan komputer. Sedangkan kebutuhan barcode reader dan perangkat keras lainnya hanyalah kebutuhan pelengkap. Terkait dengan pemanfaatan peragkat lunak dalam impelementasi teknologi informasi, anggota kerjasama dapat memanfaatkan perangkat lunak berbasis open source seperti Senayan. Senayan memiliki fasilitas lokasi koleksi sehingga memungkinkan perangkat lunak ini digunakan secara bersama-sama oleh banyak perpustakaan. Penulis sendiri telah memanfaatkan perangkat lunak ini untuk membangun katalog induk dari beberapa perpustakaan jurusan dan program pasja sarjana di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Gadjah Mada.

Penutup

Kerjasama antar perpustakaan memberikan banyak manfaat, baik itu bagi perpustakaan maupun bagi pengguna perpustakaan. Manfaat bagi perpustakaan adalah peluang perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka semakin besar karena dapat menggunakan sumber informasi dari perpustakaan lain. Selain itu dengan kerjasama antar perpustakaan  memungkin perpustakaan menfaatkan dana yang dimiliki perpustakaan secara efektif dan efisisen serta dapat meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan. Sedangkan bagi pemustaka dengan adanya kerjasama perpustakaan, memungkinkan pemustaka memperoleh layanan yang lebih baik serta kebutuhan akan informasinya mampu dipenuhi oleh perpustakaan.

Pembangunan kerjasama antar perpustakaan juga perlu didukung dengan teknologi informasi. Dengan dukungan teknologi informasi kerjasama yang dilakukan akan lebih optimal hasilnya.

Selain kerjasama antar sesama perpustakaan, perpustakaan juga dapat mulai menjajaki kerjasama dengan instansi lain seperti penerbit, perusahaan atau pelaku bisnis lainnya. Konsep kerjasama yang dilakukan dapat berupa “sponsor”. Apabila penerbit, perusahaan, pelaku bisnis mampu memberikan kontribusi bagi perpustakaan, baik itu berupa barang (buku, perabot perpustakaan ataupun produk lainnya) maupun sumbangan dana maka timbal balik yang diberikan perpustakaan adalah logo penerbit, perusahan atau pelaku bisnislainnya diletakkan di perpustakaan atau publikasi-publikasi perpustakaan. Dengan kerjasama ini maka perpustakaan mulai dapat mengurangi ketergantungan kepada lembaga induk terkait dengan pengembangan perpustakaan.

Daftar Pustaka

Bungin, Burhan (ed.). 2003. Sosiologi Komunikasi: Teori Paradigma, dan Diskursus Teknologi Komunikasi di Masyarakat.Jakarta, RajaGrafindo Persada.

Hakim, Heri Abi Burachman. 2007. “Evaluasi Kualitas OpenBiblio Sebagai Perangkat Lunak Otomasi Perpustakaan Berbasis Open source”. Dalam Fihris, Volume 2, Nomor 1.

Indonesia. 2007. Undang-undang Repbulik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.Jakarta; RepublikIndonesia.

Lasa-HS, 1998. Kamus Istilah Perpustakaan.Yogyakarta. Kanisius.

_______, 2005. Manajemen Perpustakaan.Yogyakarta, Gava Media.

Pendit, Putu Laxman dkk. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan TinggiIndonesia.Jakarta: Sagung Seto.

Purwoko; Hakim, Heri Abi Burachman dan Surachman, Arif. 2006. “Kajian Awal Aplikasi Open source untuk Otomasi Perpustakaan: Studi Kasus X-igloo, OpenBiblio, Weblis, PhpMyLibrary. Dalam Fihris, Volume 1, Nomor 1.

SUNARTO, Kamanto. 2000. Pengantar Sosiologi.Jakarta; Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi UniversitasIndonesia.

Wahyudi Kumorotomo dan Subandono Agus Margono. 1998. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi Publik. Yogyakarta;GadjahMadaUniversity Press

YUSUP, Pawit. M. 2001. Pengantar Aplikasi Teori Ilmu Sosial Komunikasi untuk Perpustakaan dan Informasi.Bandung; Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjajaran


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: