Oleh: chobish | Desember 14, 2013

Perpustakaan dan Rencana Menghadapi Bencana


Perpustakaan dan Rencana Menghadapi Bencana

Oleh

Heri Abi Burachman Hakim

Pustakawan ISI Yogyakarta

Setiap organisasi berdiri dengan tujuan tertentu. Begitu pula perpustakaan, sebagai organisasi publik lembaga ini memiliki tujuan tertentu. Salah satu tujuan organisasi ini adalah memberikan layanan informasi kepada pemustaka. Perpustakaan senantiasa berusaha memenuhi kebutuhan informasi pemustaka.

Informasi merupakan produk layanan perpustakaan. Informasi yang dilayankan perpustakaan kepada pemustaka tersimpan dalam berbagai media. Media penyimpanan tersebut dapat berupa media tercetak dan elektronik. Buku, majalah, laporan merupakan contoh dari media cetak yang merekam informasi. sedangkan Compact disk, DVD, Kaset dan video merupakan contoh dari media elektornik yang dapat merekam informasi.

Dalam rangka melayankan informasi kepada pemustaka, perpustakaan perlu memperhatikan kondisi fisik dari media penyimpanan tersebut. Perpustakaan dan pustakawan harus memastikan bahwa secara fisik media tersebut dalam kondisi baik. Usaha ini diperlukan agar informasi yang ada di dalamnya dapat diakses oleh pemustaka sampai kapanpun. Perpustakaan harus melakukan berbagai usaha sehingga koleksi terjaga dengan baik.

Salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa kondisi fisik koleksi perpustakaan terjaga dengan baik adalah dengan memiliki Rencana Tanggap Bencana. Bencana yang terjadi dapat menyebabkan koleksi perpustakaan rusak atau bahkan hilang. Rencana Tanggap Bencana memungkinkan perpustakaan meminimalkan dampak terhadap kerusakan yang terjadi. Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan atau faktor nonalam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis (Undang-Undang No. 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana). Bencana tidak dapat dihindari dan yang dapat dilakukan oleh perpustakaan adalah meminimalkan dampak terhadap kerusakan yang muncul akibat bencana.

Bencana menjadi ancaman bagi kelestarian informasi yang terekam di dalam berbagai  koleksi perpustakaan. untuk itu perpustakaan perlu memiliki rencana terkait dengan bagaimana perpustakaan menghadapi bencana.  Rencana Tanggap Bencana dapat meminimalkan dampak  kerusakan koleksi yang ditimbulkan akibat bencana.

Rencana Tanggap Bencana adalah usaha untuk meminimalkan kehilangan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka dan menjamin akses terhadap koleksi perpustakaan (Meriam B. Khan, 2003; 9).  Kehilangan informasi dan akses terhadap koleksi dapat disebabkan oleh bencana yang terjadi dilingkungan perpustakaan. rencana mengahadapi bencana merupakan upaya agar keutuhan koleksi tetap terjaga sehingga informasi yang terekam  di dalam koleksi dapat diakses sampai kapanpun.

Bencana tidak dapat dihindari, perpustakaan hanya mampu meminimalkan dampak yang terjadi akibat bencana. Dengan kata lain perpustakaan berupaya untuk meminimalkan kerusakan yang terjadi terhadap koleksi sehingga informasi yang ada di dalamnya dapat diakses oleh pemustaka.

 Rencana Tanggap Bencana menjadi salah satu bagian penting dalam kegiatan preservasi. Bencana berpotensi untuk merusakak keutuhan koleksi perpustakaan yang di fungsikan sebagai media penyimpan. Perpustakaan tentu akan sulit mengganti buku-buku yang hilang atau rusak akibat kegiatan vandalisme karena mungkin buku tersebut sudah tidak diterbitkan lagi oleh penerbit. Apalagi buku-buku langka tentu perpustakaan akan kesulitan untuk melakukan kegiatan pengadaan jika buku tersebut rusak karena bencana. Jika kondisi ini terjadi pemustaka akan kehilangan sumber informasi yang dimiliki perpustakaan.

Rencana menghadapi bencana terdiri dari beberapa tahapan. Tahapan-tahapan rencana menghadapi menghadapi bencana antara lain, pertama, Pencegahan. Tahapan  ini merupakan tahapan pertama dalam Rencana Tanggap Bencana. Dalam tahapan ini kegiatan perlu dilakukan antara lain melakukan survei bangunan, identifikasi potensi kerusakan dan bahaya (periksa api, asap, dan pintu alarm dan tanda petunjuk di perpustakaan),  menandai koleksi yang sensitif terhadap air atau sensitif panas, pastikan koleksi disimpan di daerah yang tidak memiliki  potensi untuk merusak koleksi, memantau kualitas udara dalam ruangan, memeriksa fasilitas penyimpanan jauh, rencana konstruksi dan renovasi proyek, membuat daftar konsultan dan konservator yang dapat menangani format koleksi rusak (mendapatkan alternatif nama). Melalui pencegahan ini perpustakan berusaha meminimalkan potensi terjadinya bencana atau mencegah terjadinya bencana.

Tahapan, kedua adalah Perencanaan. Tahapan yang kedua dalam kegiatan mengahapi bencana adalah perencanaan. Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini antara lain: pilih tim penanggulangan bencana dan alternatif anggota serta tanggung jawabnya, menentukan prioritas pemulihan dari masing-masing koleksi yang rusak(Menurut format, jenis, departemen, lantai, atau bangunan), rencana untuk penanganan bencana besar, kecil, dan luas area bencana, rencana penanganan kerusakan komputer, ulasan asuransi dan pembaruan yang diperlukan, menetapkan kebijakan komunikasi, kontak perusahaan tanggap bencana dan konsultan untuk berjalan-melalui dan diskusi mereka peran dalam potensi bencana, bekerja dengan fasilitas dan staf keamanan untuk mendiskusikan peran mereka saat bencana, melatih tim tanggap bencana dan menjelaskan tanggung jawab ke seluruh staf, tahapan praktek menghadapi bencana, mengevaluasi rencana, dan merevisi.

Tahapan ketiga, adalah Respon bencana. Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah menanggapi pemberitahuan bencana, menilai situasi dan kerusakan serta mulai menyelematkan dan memulihkan koleksi. Dalam kegiatan menganggapi pemberitahun bencana perpustakaan perlu mengumpulkan anggota tim, mengundang profesional yang akan membantu serta menentukan lama waktu gedung perpustakaan ditutup. Pada kegiatan menilai situasi perpustakaan perlu memanggil bantuan dari luar perpustakaan, menentukan skala perioritas perbaikan dan menentukan komunikasi internal dan eksternal. Sedangkan pada kegiatan penyelamatan dan pemulihan koleksi, usaha yang perlu dilakukan perpustakaan antara lain merekelokasi jumlah staf yang dibutuhkan melakukan perbaikan dan menangani masalah emosional.

Tahapan yang keempat, adalah Pemulihan. Tahapan terakhir dalam Rencana Tanggap Bencana adalah pemulihan. Dalam tahapan ini yang perlu dilakukan perpustakaan antara lain mengembalikan layanan utama perpustakaan, mengembalikan fungsi utama, kembalikan kegiatan formal perpustakaan, evaluasi prosedur rencana tanggap bencana serta revisi rencana menghadapi bencana.

Jika berbagai tahapan tersebut dapat dilakukan secara konsisten oleh perpustakaan maka dampak yang diakibatkan oleh bencana dapat diminimalkan. Dengan usaha ini informasi yang tersimpan di dalam koleksi perpustakaan dapat diakses oleh pemustaka.


Responses

  1. Wah, bagus kalau perpus bisa begini. Mungkin prioritasnya pada 1,2 dan 4 ya? Soanya waktu bencana orang pasti fokusnya survival.

    • setelah survive baru mikir perpustakaan ya ya mas

  2. Took you long enough Franciscan to come back around and get your blog going again. Maybe you should consider updating this a little more often. Click https://twitter.com/moooker1


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: